Gestión de las comunicaciones del proyecto.

"Si no sabéis comunicar bien con los demás, no sabréis convencer ni motivar. Si no sabéis comunicar estaréis mal informados y no podréis dirigir ni controlar con eficacia." (Robert Papin).

La comunicación es una de las destrezas gerenciales más importantes en un director de proyectos, “una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto” (PMBOK, 2013, p. 287).

Este ensayo tiene como finalidad resumir los puntos más importantes del área del conocimiento de las comunicaciones y presentar las similitudes y diferencias entre lo que indica el PMBOK y el autor Lledó en su libro “Cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento”.

Ambos libros presentan 3 procesos en la gestión de las comunicaciones de un proyecto, con sus respectivas entradas, técnicas y herramientas y productos, como lo presenta el siguiente mapa conceptual:

Figura 1. Mapa conceptual área del conocimiento gestión de las comunicaciones del proyecto.

Fuente: elaboración propia.

En la planificación de la gestión de las comunicaciones se determina qué se va a comunicar, a quienes, por qué medios, con qué tecnología, entre otros. Todo al rededor de los interesados y sus necesidades de información.

El PMBOK es más específico y “académico” en la presentación de las entradas, técnicas y herramientas y salidas de este proceso y de los dos restantes. En cuando a las entradas de la planificación, el PMBOK complementa que se deben disponer del plan de gestión de proyectos y de los factores ambientales y activos de los procesos de la organización, además del registro de interesados. A partir de esto, se documenta y establece cómo se comunicará la información durante todo el proyecto, obteniendo un Plan de Gestión de las Comunicaciones, que hará parte del Plan de Dirección del Proyecto.

En el proceso de la Gestión de las comunicaciones, que consiste en dirigir y administrar aquello que se estableció en el plan para obtener las comunicaciones del proyecto, las diferencias que más sobresalen de los dos textos son las siguientes: Lledó nos presenta dentro de las herramientas tips para llevar a cabo reuniones efectivas y presenta ejercicios prácticos para determinar en qué medio y con qué nivel de formalidad presentar la información a partir de determinadas situaciones; por otro lado, el PMBOK describe con mayor detalle los productos de este proceso, complementado cuáles documentos pueden ser susceptibles de actualizaciones luego de ejecutar el proceso de gestionar las comunicaciones, como por ejemplo las lecciones aprendidas, cronograma, requerimientos, entre otros.

Sin embargo, no se alejan mucho las lecturas de ambos libros, siempre son complementarias, mientras el PMBOK amplía la información de cada una de las partes (entradas, herramientas y salidas), Lledó lo hace de una forma más resumida y pone ejercicios prácticos para llevar un poco a la realidad la aplicación de algunos conceptos.

Por último, en el proceso de controlar las comunicaciones, el cual consiste en monitorear y comprobar las comunicaciones por todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que la información requerida por las partes interesadas es conocida, los dos libros se diferencian en especial en lo siguiente: el juicio de expertos como herramienta dentro de este proceso (Lledó no lo incluye), y en las salidas o productos en el detalle de los documentos que son susceptibles de actualización al ejecutar el control de las comunicaciones, como por ejemplo: en las proyecciones, reportes de desempeño y registro de incidentes.

Resalto que los dos libros son complementarios, mientras el PMBOK me brinda toda la información que se recomienda tener en cuenta para aplicar toda la gestión de las comunicaciones, Lledó presenta ejemplos, casos y recomendaciones prácticas para cuando se vaya a llevar a la realidad, además, ayuda a prepara para el examen de PMP con preguntas que se acercan al test.

Lo importante es tener pleno conocimiento de la guía y las recomendaciones sobre este tema que es tan importante para asegurar el éxito del proyecto.

 

Bibliografía

Lledó, Pablo. (2013). Director de Proyectos: Cómo aprobar el Examen PMP sin morir en el intento. Canadá: pablo Lledó.

Project Management Institute. (2013). Una Guía al Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos.E.U.A.: Project Management Institute, Inc.