Los desafíos del Gerente de Proyectos en la Selección de Personal. Por: Juliana Londoño.

Como parte de la maestría de Administración de Proyectos de la UCI, se presenta el siguiente ensayo sobre la selección de personal en los proyectos y la responsabilidad que tienen los directores de proyecto en este proceso. Las personas son las que hacen realidad los proyectos y los motores que impulsan a que se lleguen a los resultados esperados, de ahí la importancia de contar con el equipo idóneo, y todo empieza en la correcta selección del mismo. Se presentarán entonces los desafíos de los directores de proyectos, los cuales lo he reunido en 7 grupos.

Pero cómo inició todo el proceso para que una persona haga parte de un equipo de un proyecto?.

Cuando el director del proyecto está en la etapa de iniciación del proyecto lo primero que identifica para poder comprometerse con su patrocinador y sus clientes en el alcance de los objetivos es que necesita recursos, sólo no lo puede lograr. Entonces empieza un proceso de definir claramente el alcance, el producto y las actividades necesarias para producirlo y es cuando determina que necesita ciertos perfiles de personal para su desarrollo y ejecución y lo materializa en un plan de gestión del recurso humano con su ciclo PHVA completo (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

En la etapa de planeación de ese plan, determina en primera instancia toda la estructura del proyecto (organigrama), en cuestión de roles y responsabilidades. Es decir, define que para producir el producto del proyecto requiere de una serie de especialistas en diferentes campos y es cuando inicia el proceso de selección del personal para su proyecto: se abre una nueva vacante.

El director del proyecto debe alinearse con las políticas y los procedimientos establecidos en la organización donde se está desarrollando el proyecto. Usualmente el área de Recursos Humanos debe realizar la gestión en conjunto con el director del proyecto que es el cliente de esta solicitud, pero aquí inicia la primera responsabilidad del director del proyecto, primer desafío: tener en cuenta los factores ambientales y los activos de los procesos de la organización, ir en contra de ellos o simplemente ignorarlos puede ser la primera causa de fracaso de su proyecto.

Seguidamente, el director del proyecto debe tener muy claro el descriptivo del puesto, es decir, no sólo tener plasmado en el organigrama del proyecto los cargos, sino que cada uno de ellos debe ir acompañado de un documento que describa los diferentes conocimientos, destrezas y habilidades que debe poseer esa persona. Además, se debe analizar el comportamiento deseado o la conducta adecuada de esa persona para ese cargo y para el equipo del proyecto completo, es decir, identificar con quiénes se relacionará, con quiénes va a interactuar, y cuál es la cultura de la organización. Aquí entra el segundo desafío del director del proyecto: tener establecido el perfil del puesto por competencias de las personas que requiere y no olvidar el componente conductual.

Luego de tener muy claro cómo debe ser la persona que se requiere para el proyecto, inicia el proceso de reclutamiento. “El reclutamiento se define como el proceso de atraer personas oportunamente en suficiente número y con los debidos atributos y estimularlos para que soliciten empleo en nuestra organización.”. Depende de las personas que entren en el proceso de selección, tanto en calidad como en cantidad, habrá mayores probabilidades de encontrar a la persona adecuada. El tercer desafío del director del proyecto, es que debe trabajar en equipo con Recursos Humanos para determinar “en qué tipo de empresas podría estar trabajando una persona con el perfil buscado”. Este no es un trabajo sólo de un área especializada en contratar personas, el involucramiento del director del proyecto es clave.

Dependiendo del personal requerido, puede ser sensato apoyarse en empresas expertas en reclutamiento y selección de personal. Todos los esfuerzos necesarios para evitar posteriores inconvenientes con la gestión del recurso humano, son saludables y necesarios para el proyecto. Como se mencionaba al inicio de este ensayo: Las personas son las que hacen realidad los proyectos.

Continúa un proceso de entrevistas y de conocimiento de todas las personas que se postularon para la vacante. Evaluar los conocimientos y destrezas será mucho más fácil que evaluar su comportamiento, pero no por ser más difícil es menos importante, todo lo contrario, este aspecto determinará el trabajo en equipo y la comunicación efectiva durante el proyecto, dos aspectos que pueden determinar el éxito o fracaso de un proyecto. El cuarto desafío para el director del proyecto es establecer junto con los expertos pertinentes la forma de conocer el comportamiento de las personas durante el proceso de selección de personal. Los expertos en el tema pueden ser más los sicólogos o en ramas afines, pero algunas técnicas puede abarcar desde pruebas sicotécnicas, entrevistas grupales, casos, entre otros. Lo importante es lograr conocer un poco de la personalidad de las personas, cumpliendo igualmente en conocimientos y destrezas.

Una vez se tiene toda la información necesaria para seleccionar la persona para el proyecto, es necesario que con imparcialidad, análisis y criterio, se tome la decisión. Aquí entra el quinto desafío del director del proyecto: conocer e interiorizar las destrezas gerenciales que deben tener los directores de proyecto que le permitan tomar decisiones correctas, inclusive en este proceso de selección de personal para el proyecto: Inteligencia emocional, empatía y confianza, proactividad, asertividad y motivación, trabajo en equipo, comunicación asertiva y negociación.

Luego de seleccionar a la persona que hará parte del proyecto, se debe tener muy presente que el proceso no ha terminado aquí, como se mencionó algunos párrafos arriba: se debe cumplir todo el ciclo PHVA. El sexto desafío es que se debe ser consciente que como todo trabajo con las personas, hay siempre puntos por mejorar, y es muy factible y debe ser permisible brechas entre el perfil definido y las verdaderas características de las personas. Es por esto que la correcta inducción, capacitación y acompañamiento siguen siendo componentes fundamentales para que el proceso se selección tenga los efectos esperados en el proyecto. Es por lo anterior, que el PMBOK define 4 procesos dentro del área del conocimiento del recurso humano: Desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto y dirigirlo.

El último desafío que quiero mencionar es que lo importante no es contratar personas talentosas y brillantes individualmente, si no que se conformen equipos de alto desempeño, donde la diversidad es necesaria para complementar fortalezas y que haga posible la distribución del trabajo. Una sola persona no puede sacar un proyecto adelante y un equipo que no se integra tampoco lo logrará. Es por esto que se requiere de personas idóneas y competentes que logren pensar en conjunto y en equipo para lograr el objetivo de todo director de proyectos: Llevar a feliz término el proyecto.

 Bibliografía:

Alles, Martha. Perfil del puesto por competencias. Sepa cómo construirlo y evitar desempeños bajos posteriores. Obtenido el 30 Junio de 2013, de: http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/MAPD-07/UNIDADES-APRENDIZAJE/UNIDAD_2/perfil_de_puestos_por_competencias.pdf

Project Management Institute. (2013). Una Guía al Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos. E.U.A.: Project Management Institute, Inc.

Gestión de los recursos humanos del proyecto. Por: Juliana Londoño.

Este ensayo tiene como finalidad analizar el área de conocimiento del Recurso Humano del PMBOK  y las diferencias con el libro Director de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento del autor Pablo Lledó sobre el mismo tema.

Como lo menciona Lledó en su libro “Las personas son las que harán realidad un proyecto exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada” (Lledó, 2013, p.240). Por eso que es tan importante la gestión del recurso humano un cualquier proyecto.

La guía del PMBOK y el libro de Lledó son muy similares en su contenido, la diferencia está en la forma de presentación de la información. Es importante señalar que el libro de Lledó se basa en la Guía del PMBOK, por lo tanto, la esencia de la información es prácticamente la misma, siendo el libro de Lledó más práctico y más resumido.

Para entrar en materia, en cuanto a la gestión de los recursos humanos en los proyectos, iniciaré haciendo un resumen de la temática, que es la misma en ambos libros, pero haciendo uso inicialmente de un resumen que presenta Lledó al final del capitulo 9:

Figura 1. Resumen del la gestión del recurso humano en los proyectos

Fuente: Lledó, 2013, pag. 262.

El proceso de gestión del recurso humano en los proyectos inicia con la elaboración de la planificación de la gestión de los recursos humanos, que especifica los roles y responsabilidades de todas las personas que componen el equipo del proyecto, el organigrama y el plan para la dirección del personal, es decir, este último refiriéndose a: cuándo y cómo se cumplirán los requisitos de los recursos humanos, las adquisiciones de personal, el calendario de los recursos, el plan de liberación de las personas, las necesidades de capacitación, cómo será el tema de reconocimientos y recompensas.

Para obtener este producto, se requiere como entrada los requerimientos de recursos de las actividades, todos los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales.

El libro de Lledó hace un complemento importante al PMBOK en este proceso de planificar la gestión de los recursos humanos en cuanto a que se deben tener en cuenta el tipo de poder que prevalece en la empresa donde se ejecutara el proyecto: experto, recompensa , formal y penalidad. Es importante identificar este factor ambiental en la organización antes de formular la gestión de ésta área del conocimiento.

Luedo de obtener un Organigrama y un documento que especifique los roles y responsabilidades, entramos en otro proceso para adquirir el personal necesario para desarrollar el proyecto.

Aunque adquirir el personal hace parte del grupo de procesos de Ejecución de un proyecto, Lledó nos resalta que “en los grandes proyectos no se contrata a todos los trabajadores antes de comenzar con la ejecución; sino que se planifica con los miembros claves del equipo y durante la ejecución comienzan a incorporarse la gran parte de trabajadores” (Lledó, 2013, p.250).

Luego de aplicar una serie de herramientas recomendadas para adquirir el personal del proyecto, tales como, asignación previa, negociación, adquisición, equipos virtuales o decisión multi-criterio, se obtiene un calendario de los recursos y personas asignadas, además de la actualización al plan de dirección del proyecto. Esta salida tendrá impactos en el presupuesto del proyecto y en el cronograma. En el PMBOK se hace énfasis en un aspecto muy importante de este proceso: “Se requerirá que el director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto refleje el impacto de la no disponibilidad de los recursos humanos necesarios en el cronograma, presupuesto, riesgos, calidad y planes de capacitación del proyecto” (PMBOK, 2013, p. 269).

Ya con organigrama, roles y responsabilidades bien definidos y con el personal adquirido, es indispensable “desarrollar las capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo” (Lledó, 2013, p.251). Es decir, cuando desarrollamos el equipo del proyecto mejoramos las competencias, la interacción y el ambiente en general.

Aquí el rol de director de proyectos es importantísimo, ya que en este proceso se asegura un buen trabajo en equipo y se trabaja la motivación en las personas, lo que se reflejará en un mejor desempeño del proyecto y en su éxito.

Es aquí donde se gestionan los conflictos que son inevitables en los proyectos y se destacan las destrezas gerenciales del director del proyecto, con el fin de obtener las evaluaciones del desempeño del equipo. Ésta información será útil a los departamentos de recursos humanos, ya que se actualizan las hojas de vida con las competencias adquiridas.

En este  proceso, Lledó hace un especial énfasis en los temas de liderazgo y de motivación, diferenciadolo del PMBOK. Lledó nos presenta los estilos de liderazgo y su pertinencia en el ciclo del vida del proyecto y lo que algunas doctrinas afirman en cuanto al tema de motivación.

Por último, el siguiente proceso de ésta área de conocimiento es la de dirigir el equipo del proyecto. Durante la ejecución del proyecto, el director debe hacer seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, retroalimentarlos y solucionar los conflictos que puedan surgir, todo con el fin de que la variable recurso humano no estropee el éxito del proyecto.

Los resultados de ésta dirección pueden producir solicitudes de cambio, tal como lo especifica el PMBOK: “Cuando los asuntos relativos al personal afectan el plan para la dirección del proyecto haciendo, por ejemplo, que se extienda el cronograma o que se exceda el presupuesto, puede procesarse una solicitud de cambio mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios” (PMBOK, 2013, p.283).

Lledó hace una reflexión importante en cuanto a los conflictos, que hacen parte de este proceso de dirigir el equipo del proyecto: la principal fuente de conflicto no es la personalidad, “las principales causas de conflicto se originan por problemas de “agendas”, “cambio de prioridades” y “falta de recursos”. Lo que suele ocurrir es que debido a éstas causas de conflicto, las personas pueden tener reacciones que afectan su estado anímico.” (Lledó, 2013, p.259)

Aquí finaliza todo el ciclo que plantea el PMI para gestionar de forma adecuada los recursos humanos en los proyectos, como lo menciona el PMBOK en el capitulo 1: “La Guía del PMBOK identifica se subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas… significa que se está de acuerdo , en general, en que la aplicación de éstas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos” (PMBOK, 2013, p.1). Es decir, no es una norma que se deba seguir el anterior proceso, pero ha sido demostrado que ha sido eficaz.

Por último, quisiera referirme a algunas lecciones aprendidas que menciona Lledó y que resumen de muy buena forma lo que la gestión del equipo del proyecto deberá tener en cuenta:

• Coubicación: puede ser muy eficaz si hay interacción fisica, en el mismo espacio de las personas del equipo del proyecto. Cuando sea inevitable, también está la opción de los equipos virtuales.
• Efecto Halo: no podemos confiar en que una persona fue un buen profesional en un determinado campo entonces será un buen director del proyecto.
• Los estilos de liderazgo deben depender de momento y de las circunstancias. Al inicio del proyecto puede ser diferente que durante la planificación o la ejecución del mismo.
• Fuentes de conflicto: es un error pensar que son las personalidades, si es así, es porque lo han originado otras debilidades de la gestión del proyecto
• Motivación: tener en cuenta el enfoque de poder de la organización, y en caso de adoptar un plan de incentivos, se deben dar incentivos que cubran las verdaderas necesidades de las personas.

Lledó menciona otras lecciones aprendidas, pero quisiera resaltar una lección que debería tenerse en cuenta en todos los proyectos: Antes de planificar, antes de adquirir, desarrollar y dirigir, es importante que se seleccione el adecuado director del proyecto. Aquí inicia el éxito o el fracaso del proyecto. Las destrezas gerenciales de ésta persona se deben verificar antes de asignarlo, porque esa persona hará posible la implementación de las buenas prácticas que se presentan en este ensayo de acuerdo a la Guía del PMBOK y a los tips que presenta Lledó. 

El siguiente mapa conceptual resumen ésta área del conocimiento, especificando los procesos, entradas, herramientas y productos. 

Figura 2. Mapa conceptual área del conocimiento gestión del recurso humano

Fuente: elaboración propia.

Bibliografía

Lledó, Pablo. (2013). Director de Proyectos: Cómo aprobar el Examen PMP sin morir en el intento. Canadá: pablo Lledó.

Project Management Institute. (2013). Una Guía al Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos.E.U.A.: Project Management Institute, Inc.