Este
ensayo tiene como finalidad analizar el área de conocimiento del Recurso Humano
del PMBOK y las diferencias con el
libro Director de Proyectos: Cómo aprobar
el examen PMP sin morir en el intento del autor Pablo Lledó sobre el mismo
tema.
Como lo
menciona Lledó en su libro “Las personas son las que harán realidad un proyecto
exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos
de manera apropiada” (Lledó, 2013, p.240). Por eso que es tan importante la gestión del recurso
humano un cualquier proyecto.
La guía
del PMBOK y el libro de Lledó son muy similares en su contenido, la diferencia
está en la forma de presentación de la información. Es importante señalar que
el libro de Lledó se basa en la Guía del PMBOK, por lo tanto, la esencia de la
información es prácticamente la misma, siendo el libro de Lledó más práctico y
más resumido.
Para
entrar en materia, en cuanto a la gestión de los recursos humanos en los
proyectos, iniciaré haciendo un resumen de la temática, que es la misma en
ambos libros, pero haciendo uso inicialmente de un resumen que presenta Lledó
al final del capitulo 9:
Figura 1. Resumen del la gestión del recurso humano en los proyectos
Fuente: Lledó, 2013, pag. 262.
El
proceso de gestión del recurso humano en los proyectos inicia con la
elaboración de la planificación de la gestión de los recursos humanos,
que especifica los roles y responsabilidades de todas las personas que componen
el equipo del proyecto, el organigrama y el plan para la dirección del
personal, es decir, este último refiriéndose a: cuándo y cómo se cumplirán los
requisitos de los recursos humanos, las adquisiciones de personal, el
calendario de los recursos, el plan de liberación de las personas, las
necesidades de capacitación, cómo será el tema de reconocimientos y
recompensas.
Para
obtener este producto, se requiere como entrada los requerimientos de recursos
de las actividades, todos los activos de los procesos de la organización y los
factores ambientales.
El
libro de Lledó hace un complemento importante al PMBOK en este proceso de
planificar la gestión de los recursos humanos en cuanto a que se deben tener en
cuenta el tipo de poder que prevalece en la empresa donde se ejecutara el
proyecto: experto, recompensa , formal y penalidad. Es importante identificar
este factor ambiental en la organización antes de formular la gestión de ésta
área del conocimiento.
Luedo
de obtener un Organigrama y un documento que especifique los roles y
responsabilidades, entramos en otro proceso para adquirir el personal necesario
para desarrollar el proyecto.
Aunque
adquirir el personal hace parte del grupo de procesos de Ejecución de un
proyecto, Lledó nos resalta que “en los grandes proyectos no se contrata a
todos los trabajadores antes de comenzar con la ejecución; sino que se
planifica con los miembros claves del equipo y durante la ejecución comienzan a
incorporarse la gran parte de trabajadores” (Lledó, 2013, p.250).
Luego
de aplicar una serie de herramientas recomendadas para adquirir el personal del
proyecto, tales como, asignación previa, negociación, adquisición, equipos
virtuales o decisión multi-criterio, se obtiene un calendario de los recursos y
personas asignadas, además de la actualización al plan de dirección del
proyecto. Esta salida tendrá impactos en el presupuesto del proyecto y en el
cronograma. En el PMBOK se hace énfasis en un aspecto muy importante de este
proceso: “Se requerirá que el director del proyecto o el equipo de dirección
del proyecto refleje el impacto de la no disponibilidad de los recursos humanos
necesarios en el cronograma, presupuesto, riesgos, calidad y planes de
capacitación del proyecto” (PMBOK, 2013, p. 269).
Ya con
organigrama, roles y responsabilidades bien definidos y con el personal
adquirido, es indispensable “desarrollar las capacidades individuales y
grupales de los miembros del equipo” (Lledó, 2013, p.251). Es decir, cuando desarrollamos el equipo
del proyecto mejoramos las competencias, la interacción y el ambiente en
general.
Aquí el
rol de director de proyectos es importantísimo, ya que en este proceso se
asegura un buen trabajo en equipo y se trabaja la motivación en las personas,
lo que se reflejará en un mejor desempeño del proyecto y en su éxito.
Es aquí
donde se gestionan los conflictos que son inevitables en los proyectos y se
destacan las destrezas gerenciales del director del proyecto, con el fin de
obtener las evaluaciones del desempeño
del equipo. Ésta información será útil a los departamentos de recursos
humanos, ya que se actualizan las hojas de vida con las competencias
adquiridas.
En
este proceso, Lledó hace un
especial énfasis en los temas de liderazgo y de motivación, diferenciadolo del
PMBOK. Lledó nos presenta los estilos de liderazgo y su pertinencia en el ciclo
del vida del proyecto y lo que algunas doctrinas afirman en cuanto al tema de
motivación.
Por
último, el siguiente proceso de ésta área de conocimiento es la de dirigir el
equipo del proyecto. Durante la ejecución del proyecto, el director debe hacer
seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, retroalimentarlos y
solucionar los conflictos que puedan surgir, todo con el fin de que la variable
recurso humano no estropee el éxito del proyecto.
Los
resultados de ésta dirección pueden producir solicitudes de cambio, tal como lo
especifica el PMBOK: “Cuando los asuntos relativos al personal afectan el plan
para la dirección del proyecto haciendo, por ejemplo, que se extienda el
cronograma o que se exceda el presupuesto, puede procesarse una solicitud de
cambio mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios” (PMBOK, 2013, p.283).
Lledó
hace una reflexión importante en cuanto a los conflictos, que hacen parte de
este proceso de dirigir el equipo del proyecto: la principal fuente de
conflicto no es la personalidad, “las principales causas de conflicto se
originan por problemas de “agendas”, “cambio de prioridades” y “falta de
recursos”. Lo que suele ocurrir es que debido a éstas causas de conflicto, las
personas pueden tener reacciones que afectan su estado anímico.” (Lledó, 2013, p.259)
Aquí
finaliza todo el ciclo que plantea el PMI para gestionar de forma adecuada los
recursos humanos en los proyectos, como lo menciona el PMBOK en el capitulo 1:
“La Guía del PMBOK identifica se subconjunto de fundamentos de la dirección de
proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas… significa que se está
de acuerdo , en general, en que la aplicación de éstas habilidades,
herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia
variedad de proyectos” (PMBOK, 2013, p.1). Es decir, no es una norma que se deba seguir el
anterior proceso, pero ha sido demostrado que ha sido eficaz.
Por
último, quisiera referirme a algunas lecciones aprendidas que menciona Lledó y
que resumen de muy buena forma lo que la gestión del equipo del proyecto deberá
tener en cuenta:
- Coubicación: puede ser muy eficaz si hay interacción fisica, en el mismo espacio de las personas del equipo del proyecto. Cuando sea inevitable, también está la opción de los equipos virtuales.
- Efecto Halo: no podemos confiar en que una persona fue un buen profesional en un determinado campo entonces será un buen director del proyecto.
- Los estilos de liderazgo deben depender de momento y de las circunstancias. Al inicio del proyecto puede ser diferente que durante la planificación o la ejecución del mismo.
- Fuentes de conflicto: es un error pensar que son las personalidades, si es así, es porque lo han originado otras debilidades de la gestión del proyecto
- Motivación: tener en cuenta el enfoque de poder de la organización, y en caso de adoptar un plan de incentivos, se deben dar incentivos que cubran las verdaderas necesidades de las personas.
Lledó
menciona otras lecciones aprendidas, pero quisiera resaltar una lección que debería
tenerse en cuenta en todos los proyectos: Antes de planificar, antes de
adquirir, desarrollar y dirigir, es importante que se seleccione el adecuado
director del proyecto. Aquí inicia el éxito o el fracaso del proyecto. Las
destrezas gerenciales de ésta persona se deben verificar antes de asignarlo,
porque esa persona hará posible la implementación de las buenas prácticas que
se presentan en este ensayo de acuerdo a la Guía del PMBOK y a los tips que
presenta Lledó.
El siguiente mapa conceptual resumen ésta área del conocimiento, especificando los procesos, entradas, herramientas y productos.
Figura 2. Mapa conceptual área del conocimiento gestión del recurso humano
Fuente: elaboración propia.
Bibliografía
Lledó, Pablo. (2013). Director de Proyectos: Cómo aprobar el Examen PMP sin morir en el intento. Canadá: pablo Lledó.
Project Management Institute. (2013). Una Guía al Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos.E.U.A.: Project Management Institute, Inc.
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