Los desafíos del Gerente de Proyectos en la Selección de Personal. Por: Juliana Londoño.

Como parte de la maestría de Administración de Proyectos de la UCI, se presenta el siguiente ensayo sobre la selección de personal en los proyectos y la responsabilidad que tienen los directores de proyecto en este proceso. Las personas son las que hacen realidad los proyectos y los motores que impulsan a que se lleguen a los resultados esperados, de ahí la importancia de contar con el equipo idóneo, y todo empieza en la correcta selección del mismo. Se presentarán entonces los desafíos de los directores de proyectos, los cuales lo he reunido en 7 grupos.

Pero cómo inició todo el proceso para que una persona haga parte de un equipo de un proyecto?.

Cuando el director del proyecto está en la etapa de iniciación del proyecto lo primero que identifica para poder comprometerse con su patrocinador y sus clientes en el alcance de los objetivos es que necesita recursos, sólo no lo puede lograr. Entonces empieza un proceso de definir claramente el alcance, el producto y las actividades necesarias para producirlo y es cuando determina que necesita ciertos perfiles de personal para su desarrollo y ejecución y lo materializa en un plan de gestión del recurso humano con su ciclo PHVA completo (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

En la etapa de planeación de ese plan, determina en primera instancia toda la estructura del proyecto (organigrama), en cuestión de roles y responsabilidades. Es decir, define que para producir el producto del proyecto requiere de una serie de especialistas en diferentes campos y es cuando inicia el proceso de selección del personal para su proyecto: se abre una nueva vacante.

El director del proyecto debe alinearse con las políticas y los procedimientos establecidos en la organización donde se está desarrollando el proyecto. Usualmente el área de Recursos Humanos debe realizar la gestión en conjunto con el director del proyecto que es el cliente de esta solicitud, pero aquí inicia la primera responsabilidad del director del proyecto, primer desafío: tener en cuenta los factores ambientales y los activos de los procesos de la organización, ir en contra de ellos o simplemente ignorarlos puede ser la primera causa de fracaso de su proyecto.

Seguidamente, el director del proyecto debe tener muy claro el descriptivo del puesto, es decir, no sólo tener plasmado en el organigrama del proyecto los cargos, sino que cada uno de ellos debe ir acompañado de un documento que describa los diferentes conocimientos, destrezas y habilidades que debe poseer esa persona. Además, se debe analizar el comportamiento deseado o la conducta adecuada de esa persona para ese cargo y para el equipo del proyecto completo, es decir, identificar con quiénes se relacionará, con quiénes va a interactuar, y cuál es la cultura de la organización. Aquí entra el segundo desafío del director del proyecto: tener establecido el perfil del puesto por competencias de las personas que requiere y no olvidar el componente conductual.

Luego de tener muy claro cómo debe ser la persona que se requiere para el proyecto, inicia el proceso de reclutamiento. “El reclutamiento se define como el proceso de atraer personas oportunamente en suficiente número y con los debidos atributos y estimularlos para que soliciten empleo en nuestra organización.”. Depende de las personas que entren en el proceso de selección, tanto en calidad como en cantidad, habrá mayores probabilidades de encontrar a la persona adecuada. El tercer desafío del director del proyecto, es que debe trabajar en equipo con Recursos Humanos para determinar “en qué tipo de empresas podría estar trabajando una persona con el perfil buscado”. Este no es un trabajo sólo de un área especializada en contratar personas, el involucramiento del director del proyecto es clave.

Dependiendo del personal requerido, puede ser sensato apoyarse en empresas expertas en reclutamiento y selección de personal. Todos los esfuerzos necesarios para evitar posteriores inconvenientes con la gestión del recurso humano, son saludables y necesarios para el proyecto. Como se mencionaba al inicio de este ensayo: Las personas son las que hacen realidad los proyectos.

Continúa un proceso de entrevistas y de conocimiento de todas las personas que se postularon para la vacante. Evaluar los conocimientos y destrezas será mucho más fácil que evaluar su comportamiento, pero no por ser más difícil es menos importante, todo lo contrario, este aspecto determinará el trabajo en equipo y la comunicación efectiva durante el proyecto, dos aspectos que pueden determinar el éxito o fracaso de un proyecto. El cuarto desafío para el director del proyecto es establecer junto con los expertos pertinentes la forma de conocer el comportamiento de las personas durante el proceso de selección de personal. Los expertos en el tema pueden ser más los sicólogos o en ramas afines, pero algunas técnicas puede abarcar desde pruebas sicotécnicas, entrevistas grupales, casos, entre otros. Lo importante es lograr conocer un poco de la personalidad de las personas, cumpliendo igualmente en conocimientos y destrezas.

Una vez se tiene toda la información necesaria para seleccionar la persona para el proyecto, es necesario que con imparcialidad, análisis y criterio, se tome la decisión. Aquí entra el quinto desafío del director del proyecto: conocer e interiorizar las destrezas gerenciales que deben tener los directores de proyecto que le permitan tomar decisiones correctas, inclusive en este proceso de selección de personal para el proyecto: Inteligencia emocional, empatía y confianza, proactividad, asertividad y motivación, trabajo en equipo, comunicación asertiva y negociación.

Luego de seleccionar a la persona que hará parte del proyecto, se debe tener muy presente que el proceso no ha terminado aquí, como se mencionó algunos párrafos arriba: se debe cumplir todo el ciclo PHVA. El sexto desafío es que se debe ser consciente que como todo trabajo con las personas, hay siempre puntos por mejorar, y es muy factible y debe ser permisible brechas entre el perfil definido y las verdaderas características de las personas. Es por esto que la correcta inducción, capacitación y acompañamiento siguen siendo componentes fundamentales para que el proceso se selección tenga los efectos esperados en el proyecto. Es por lo anterior, que el PMBOK define 4 procesos dentro del área del conocimiento del recurso humano: Desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto y dirigirlo.

El último desafío que quiero mencionar es que lo importante no es contratar personas talentosas y brillantes individualmente, si no que se conformen equipos de alto desempeño, donde la diversidad es necesaria para complementar fortalezas y que haga posible la distribución del trabajo. Una sola persona no puede sacar un proyecto adelante y un equipo que no se integra tampoco lo logrará. Es por esto que se requiere de personas idóneas y competentes que logren pensar en conjunto y en equipo para lograr el objetivo de todo director de proyectos: Llevar a feliz término el proyecto.

 Bibliografía:

Alles, Martha. Perfil del puesto por competencias. Sepa cómo construirlo y evitar desempeños bajos posteriores. Obtenido el 30 Junio de 2013, de: http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/MAPD-07/UNIDADES-APRENDIZAJE/UNIDAD_2/perfil_de_puestos_por_competencias.pdf

Project Management Institute. (2013). Una Guía al Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos. E.U.A.: Project Management Institute, Inc.