Gestión de los recursos humanos del proyecto. Por: Juliana Londoño.

Este ensayo tiene como finalidad analizar el área de conocimiento del Recurso Humano del PMBOK  y las diferencias con el libro Director de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento del autor Pablo Lledó sobre el mismo tema.

Como lo menciona Lledó en su libro “Las personas son las que harán realidad un proyecto exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada” (Lledó, 2013, p.240). Por eso que es tan importante la gestión del recurso humano un cualquier proyecto.

La guía del PMBOK y el libro de Lledó son muy similares en su contenido, la diferencia está en la forma de presentación de la información. Es importante señalar que el libro de Lledó se basa en la Guía del PMBOK, por lo tanto, la esencia de la información es prácticamente la misma, siendo el libro de Lledó más práctico y más resumido.

Para entrar en materia, en cuanto a la gestión de los recursos humanos en los proyectos, iniciaré haciendo un resumen de la temática, que es la misma en ambos libros, pero haciendo uso inicialmente de un resumen que presenta Lledó al final del capitulo 9:

Figura 1. Resumen del la gestión del recurso humano en los proyectos

Fuente: Lledó, 2013, pag. 262.

El proceso de gestión del recurso humano en los proyectos inicia con la elaboración de la planificación de la gestión de los recursos humanos, que especifica los roles y responsabilidades de todas las personas que componen el equipo del proyecto, el organigrama y el plan para la dirección del personal, es decir, este último refiriéndose a: cuándo y cómo se cumplirán los requisitos de los recursos humanos, las adquisiciones de personal, el calendario de los recursos, el plan de liberación de las personas, las necesidades de capacitación, cómo será el tema de reconocimientos y recompensas.

Para obtener este producto, se requiere como entrada los requerimientos de recursos de las actividades, todos los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales.

El libro de Lledó hace un complemento importante al PMBOK en este proceso de planificar la gestión de los recursos humanos en cuanto a que se deben tener en cuenta el tipo de poder que prevalece en la empresa donde se ejecutara el proyecto: experto, recompensa , formal y penalidad. Es importante identificar este factor ambiental en la organización antes de formular la gestión de ésta área del conocimiento.

Luedo de obtener un Organigrama y un documento que especifique los roles y responsabilidades, entramos en otro proceso para adquirir el personal necesario para desarrollar el proyecto.

Aunque adquirir el personal hace parte del grupo de procesos de Ejecución de un proyecto, Lledó nos resalta que “en los grandes proyectos no se contrata a todos los trabajadores antes de comenzar con la ejecución; sino que se planifica con los miembros claves del equipo y durante la ejecución comienzan a incorporarse la gran parte de trabajadores” (Lledó, 2013, p.250).

Luego de aplicar una serie de herramientas recomendadas para adquirir el personal del proyecto, tales como, asignación previa, negociación, adquisición, equipos virtuales o decisión multi-criterio, se obtiene un calendario de los recursos y personas asignadas, además de la actualización al plan de dirección del proyecto. Esta salida tendrá impactos en el presupuesto del proyecto y en el cronograma. En el PMBOK se hace énfasis en un aspecto muy importante de este proceso: “Se requerirá que el director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto refleje el impacto de la no disponibilidad de los recursos humanos necesarios en el cronograma, presupuesto, riesgos, calidad y planes de capacitación del proyecto” (PMBOK, 2013, p. 269).

Ya con organigrama, roles y responsabilidades bien definidos y con el personal adquirido, es indispensable “desarrollar las capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo” (Lledó, 2013, p.251). Es decir, cuando desarrollamos el equipo del proyecto mejoramos las competencias, la interacción y el ambiente en general.

Aquí el rol de director de proyectos es importantísimo, ya que en este proceso se asegura un buen trabajo en equipo y se trabaja la motivación en las personas, lo que se reflejará en un mejor desempeño del proyecto y en su éxito.

Es aquí donde se gestionan los conflictos que son inevitables en los proyectos y se destacan las destrezas gerenciales del director del proyecto, con el fin de obtener las evaluaciones del desempeño del equipo. Ésta información será útil a los departamentos de recursos humanos, ya que se actualizan las hojas de vida con las competencias adquiridas.

En este  proceso, Lledó hace un especial énfasis en los temas de liderazgo y de motivación, diferenciadolo del PMBOK. Lledó nos presenta los estilos de liderazgo y su pertinencia en el ciclo del vida del proyecto y lo que algunas doctrinas afirman en cuanto al tema de motivación.

Por último, el siguiente proceso de ésta área de conocimiento es la de dirigir el equipo del proyecto. Durante la ejecución del proyecto, el director debe hacer seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, retroalimentarlos y solucionar los conflictos que puedan surgir, todo con el fin de que la variable recurso humano no estropee el éxito del proyecto.

Los resultados de ésta dirección pueden producir solicitudes de cambio, tal como lo especifica el PMBOK: “Cuando los asuntos relativos al personal afectan el plan para la dirección del proyecto haciendo, por ejemplo, que se extienda el cronograma o que se exceda el presupuesto, puede procesarse una solicitud de cambio mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios” (PMBOK, 2013, p.283).

Lledó hace una reflexión importante en cuanto a los conflictos, que hacen parte de este proceso de dirigir el equipo del proyecto: la principal fuente de conflicto no es la personalidad, “las principales causas de conflicto se originan por problemas de “agendas”, “cambio de prioridades” y “falta de recursos”. Lo que suele ocurrir es que debido a éstas causas de conflicto, las personas pueden tener reacciones que afectan su estado anímico.” (Lledó, 2013, p.259)

Aquí finaliza todo el ciclo que plantea el PMI para gestionar de forma adecuada los recursos humanos en los proyectos, como lo menciona el PMBOK en el capitulo 1: “La Guía del PMBOK identifica se subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas… significa que se está de acuerdo , en general, en que la aplicación de éstas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos” (PMBOK, 2013, p.1). Es decir, no es una norma que se deba seguir el anterior proceso, pero ha sido demostrado que ha sido eficaz.

Por último, quisiera referirme a algunas lecciones aprendidas que menciona Lledó y que resumen de muy buena forma lo que la gestión del equipo del proyecto deberá tener en cuenta:

• Coubicación: puede ser muy eficaz si hay interacción fisica, en el mismo espacio de las personas del equipo del proyecto. Cuando sea inevitable, también está la opción de los equipos virtuales.
• Efecto Halo: no podemos confiar en que una persona fue un buen profesional en un determinado campo entonces será un buen director del proyecto.
• Los estilos de liderazgo deben depender de momento y de las circunstancias. Al inicio del proyecto puede ser diferente que durante la planificación o la ejecución del mismo.
• Fuentes de conflicto: es un error pensar que son las personalidades, si es así, es porque lo han originado otras debilidades de la gestión del proyecto
• Motivación: tener en cuenta el enfoque de poder de la organización, y en caso de adoptar un plan de incentivos, se deben dar incentivos que cubran las verdaderas necesidades de las personas.

Lledó menciona otras lecciones aprendidas, pero quisiera resaltar una lección que debería tenerse en cuenta en todos los proyectos: Antes de planificar, antes de adquirir, desarrollar y dirigir, es importante que se seleccione el adecuado director del proyecto. Aquí inicia el éxito o el fracaso del proyecto. Las destrezas gerenciales de ésta persona se deben verificar antes de asignarlo, porque esa persona hará posible la implementación de las buenas prácticas que se presentan en este ensayo de acuerdo a la Guía del PMBOK y a los tips que presenta Lledó. 

El siguiente mapa conceptual resumen ésta área del conocimiento, especificando los procesos, entradas, herramientas y productos. 

Figura 2. Mapa conceptual área del conocimiento gestión del recurso humano

Fuente: elaboración propia.

Bibliografía

Lledó, Pablo. (2013). Director de Proyectos: Cómo aprobar el Examen PMP sin morir en el intento. Canadá: pablo Lledó.

Project Management Institute. (2013). Una Guía al Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos.E.U.A.: Project Management Institute, Inc.